大學生畢業了,初入公司,領導讓你做表格,這些技能你記住了嗎?
小編今天為各位總結了9個實用的辦公小技巧,不要急,慢慢來菜鳥也會變大神!
創建表格必會技能
首先,我們需要“無中生有”,創建出一個表格來,通常默認情況下Excel已經顯示出來一個一個單元格,如果我們正常輸入數值,是沒有問題的,但這是最基礎了,而且輸出打印出來,是沒有邊框的,
1、下面我們來學習如何給表格添加邊框。
選中要添加邊框的單元格,鼠標右擊,選擇“設置單元格格式”,或者直接按Ctrl+1鍵,調出單元格格式對話框,切換到“邊框”。
上面的“無”、“外邊框”、“內部”,是針對整個表格的選項。如果需要對錶格線進一步細化,比如只讓表格的一個邊有線,或者為單元格添加不同方向的對角線等,可通過下面的選項操作。中間的預覽框可以預覽效果。
2、如何插入和刪除單元格
在表格右側系統默認行序列號的數字上鼠標右擊,出現插入,點擊“插入”就會在該行上方插入一行單元格;刪除也是同理,單擊該行序列號數字,鼠標右鍵選擇刪除。(插入或刪除列的方式也同理)
3、給表格添加序號
有時候,我們需要給表格輸入1、2、3、4、5……等順序數字,一個一個輸入,顯然麻煩。
其實只要先輸入1和2,然後選中這兩個單元格,在拖動選中區域右下角的小方塊,此時光標變為十字花,拖拽,就可以快速複製出無限多有序列的數字了,(如你輸入的是1和3,那麼下面的數字將會輸出5、7、9......這樣的等差數列效果。可以動手試試)
4、輸入身份證登場的數字
當我們想表格裡輸入一串長數字的時候,有時會遇到這種情況,如圖:
這種情況是單元格中數字自動轉成了科學計數法,看起來很不方便,這時選中單元格(如果該列都為身份證號則選中該列),然後選擇“設置單元格格式”,把數字的種類改成“文本”即可。這樣再輸入長數字就不會被自動轉換了。
將數值改為文本格式
5.美化表格字體和對其方式
如下圖,Excel默認是11號等線體,如果你為了美觀想要改變成其他字體,右側紅框中代表的是文本對其方式,“左對齊”、“居中對其”、“右對齊”,選中要調整的單元格,點擊一下,就可以調整對其方式了。
6、自動換行
當單元格中文字內容比較多時,會顯示不全或衝出表格外面,如下圖
需要選中單元格,右鍵“設置單元格個是”,選擇“對齊”,勾選“自動換行”,這樣文字內容就可以全部顯示出來了。如圖:
7、格式刷的使用
格式刷可以快速設置相同格式。選中某個單元格之後,點擊“開始”選項卡左側的格式刷圖標,然後在目標單元格上點擊,該單元格的格式即自動與源單元格同步了。
統計表格常用的技能
Excel最強大的部分,就是它的計算能力,這些不是一兩個技技巧所能解釋得清的。下面的兩個小技巧,只不過是常會用到的Excel計算而已。
8. 快速求和、求平均值
當我們輸入一系列的數據之後,有時想要快速知道它們相加的和,或者它們的平均值。此時只需要直接選中相關的單元格,在Excel下方的狀態態中,就可以看到它們的求和、平均值、和計數顯示了。
9.常用函數一鍵搞定
更復雜的計算,需要使用Excel公式,不過許多人不懂這些公式該怎麼辦呢?選中某個要存放公式的單元格後,點擊“公式”選項卡中的“插入函數”,在打開的對話框中,選中想要的函數,即會有該函數的格式說明,以及該函數的使用說明,如果想詳細瞭解,可以點擊左下角的“有關該函數的幫助”看到更詳細的資料。