為了能夠公平、公正地對員工進行考核,管理者在績效實施的過程中,要保證有規律地記錄員工的表現。如果員工的表現不能被正確、客觀地記錄,就會干擾到管理者對員工的考評,導致管理者無法準確瞭解員工出現的問題,更無法為員工提供切實有效的幫助。
有規律地記錄員工的表現,體現在四個方面:記錄員工表現的時間有規律、記錄員工表現的方式有規律、記錄員工表現的人員有規律、記錄員工表現的內容設置有規律。
因此,管理者在記錄員工表現的時候,需要做好以下關鍵工作:
Ø 設置合適的記錄員工表現的時間和頻次;
Ø 確定需要收集和記錄的具體內容;
Ø 挑選合適的記錄人員,並做好記錄人員的輪崗安排;
Ø 為每個員工建立表現檔案;
Ø 利用關鍵事件記錄法,記錄關鍵績效表現。
記錄員工的表現,首先需要觀察員工,收集數據。但並不是所有和員工有關的信息都要收集,因為大幅度、大範圍的收集,不僅會耗費大量的時間和精力,還會因為信息過多而造成困擾。因此,在收集信息之前,管理者要明確知道需要收集和記錄哪些內容。例如,如果是為客戶提供服務的部門,那麼要收集的就是員工為客戶提供服務過程中的關鍵信息。
雖然明確了需要收集和記錄的內容,但是要從哪裡獲得關鍵信息呢?不少管理者採取的做法是,時刻圍繞在員工周圍,觀察員工的行為,並及時記錄員工的表現。但是這種做法很容易讓員工誤以為管理者是在監督自己,進而產生反感情緒。因此,在收集數據和相關信息的時候,管理者要找到合適的渠道和方式。信息主要來源於直接客戶、員工個人、管理者自己和部門的其他員工。一般來說,獲取信息的方式有面談、在線聊天、會議、郵件、電話等。例如,某團隊的管理者想獲取員工服務態度的相關信息,那麼可以通過給員工服務過的顧客打回訪電話的方式進行詢問:“上次的服務是否滿意”“員工服務態度如何”“是否有問題沒有解決”等。通過電話詢問客戶的方式,可以很直接地獲取到員工在服務過程中的相關信息。
信息收集的頻次和時間也要合理設置。如果觀察、記錄員工表現的時間設置得不合理,會引起員工的不適,甚至會因管理者妨礙到員工的工作,導致員工心存不滿。設置記錄信息的時間,一般要根據工作性質而定,像銷售這種信息變化比較大的崗位,記錄信息的時間比較短。同時,不同的信息渠道,記錄信息的時間差別也很大。例如,在線溝通收集信息比較方便,可以設定為當天收集並記錄信息;面談過程產生的信息更全面,可以設定半個月或者一個月一次;而電話回訪客戶就不易太頻繁,一般設定為兩個月左右一次為宜……
記錄員要挑選身份中立且為人處事公平、公正的人員。避免記錄人員出於私人情感,在記錄員工表現時摻雜個人偏好,導致記錄的信息有失偏頗。
最後,要為每個員工建立一個績效表現檔案,把平常關於員工表現的記錄進行整理、歸檔。檔案最好包括以下內容:員工是否達成了目標、員工的哪些行為受到了批評或者表揚、員工工作績效低下或者突出的原因是什麼、能夠幫助員工解決問題的依據是什麼、與員工就績效問題的談話記錄、關鍵事件的相關數據等。
一般這種檔案都是以記敘的形式呈現。記錄員只需要實事求地描述事情的經過,實事求是記錄員工的表現,不需要任何修飾或者解釋。因為一旦有任何修飾和解釋,就會對考核結果造成影響。例如,管理者記錄:員工在某天上班的時候不認真,所以當天的績效成績沒達標,具體數據是……
員工是否認真?這只是管理者根據績效成績,自己做出的判斷。這種判斷顯然是帶有個人主觀意識的,無疑會對員工的考核結果造成不利影響。
此外,在績效管理的實施過程中,難免會出現影響較大的事件。這個時候,對於導致這一事件發生的員工,就要通過關鍵事件記錄法來記錄其績效表現。
一般來說,關鍵事件記錄法記錄兩種事件:一種是表現特突出,一種是造成了異常失誤。例如,員工喝醉酒,跟客戶發生衝突。當此類事件發生的時候,管理者要準確記錄事件發生的時間,並詳細記錄事情的經過,以及事件處理的方案及過程。管理者要注意,一定要採用客觀的描述性語言,確保能夠準確、客觀地呈現當時發生的事情。
關鍵事件只是考核依據之一。管理者在對員工進行考核的時候,不能完全依賴關鍵事件,還需要參考員工的其他行為表現。
通過有規律地記錄數據,能夠讓績效考核更公平和公正,以此得到員工的認可,推動績效管理順利進行。
為了能夠公平、公正地對員工進行考核,管理者在績效實施的過程中,要保證有規律地記錄員工的表現。如果員工的表現不能被正確、客觀地記錄,就會干擾到管理者對員工的考評,導致管理者無法準確瞭解員工出現的問題,更無法為員工提供切實有效的幫助。
有規律地記錄員工的表現,體現在四個方面:記錄員工表現的時間有規律、記錄員工表現的方式有規律、記錄員工表現的人員有規律、記錄員工表現的內容設置有規律。
因此,管理者在記錄員工表現的時候,需要做好以下關鍵工作:
Ø 設置合適的記錄員工表現的時間和頻次;
Ø 確定需要收集和記錄的具體內容;
Ø 挑選合適的記錄人員,並做好記錄人員的輪崗安排;
Ø 為每個員工建立表現檔案;
Ø 利用關鍵事件記錄法,記錄關鍵績效表現。
記錄員工的表現,首先需要觀察員工,收集數據。但並不是所有和員工有關的信息都要收集,因為大幅度、大範圍的收集,不僅會耗費大量的時間和精力,還會因為信息過多而造成困擾。因此,在收集信息之前,管理者要明確知道需要收集和記錄哪些內容。例如,如果是為客戶提供服務的部門,那麼要收集的就是員工為客戶提供服務過程中的關鍵信息。
雖然明確了需要收集和記錄的內容,但是要從哪裡獲得關鍵信息呢?不少管理者採取的做法是,時刻圍繞在員工周圍,觀察員工的行為,並及時記錄員工的表現。但是這種做法很容易讓員工誤以為管理者是在監督自己,進而產生反感情緒。因此,在收集數據和相關信息的時候,管理者要找到合適的渠道和方式。信息主要來源於直接客戶、員工個人、管理者自己和部門的其他員工。一般來說,獲取信息的方式有面談、在線聊天、會議、郵件、電話等。例如,某團隊的管理者想獲取員工服務態度的相關信息,那麼可以通過給員工服務過的顧客打回訪電話的方式進行詢問:“上次的服務是否滿意”“員工服務態度如何”“是否有問題沒有解決”等。通過電話詢問客戶的方式,可以很直接地獲取到員工在服務過程中的相關信息。
信息收集的頻次和時間也要合理設置。如果觀察、記錄員工表現的時間設置得不合理,會引起員工的不適,甚至會因管理者妨礙到員工的工作,導致員工心存不滿。設置記錄信息的時間,一般要根據工作性質而定,像銷售這種信息變化比較大的崗位,記錄信息的時間比較短。同時,不同的信息渠道,記錄信息的時間差別也很大。例如,在線溝通收集信息比較方便,可以設定為當天收集並記錄信息;面談過程產生的信息更全面,可以設定半個月或者一個月一次;而電話回訪客戶就不易太頻繁,一般設定為兩個月左右一次為宜……
記錄員要挑選身份中立且為人處事公平、公正的人員。避免記錄人員出於私人情感,在記錄員工表現時摻雜個人偏好,導致記錄的信息有失偏頗。
最後,要為每個員工建立一個績效表現檔案,把平常關於員工表現的記錄進行整理、歸檔。檔案最好包括以下內容:員工是否達成了目標、員工的哪些行為受到了批評或者表揚、員工工作績效低下或者突出的原因是什麼、能夠幫助員工解決問題的依據是什麼、與員工就績效問題的談話記錄、關鍵事件的相關數據等。
一般這種檔案都是以記敘的形式呈現。記錄員只需要實事求地描述事情的經過,實事求是記錄員工的表現,不需要任何修飾或者解釋。因為一旦有任何修飾和解釋,就會對考核結果造成影響。例如,管理者記錄:員工在某天上班的時候不認真,所以當天的績效成績沒達標,具體數據是……
員工是否認真?這只是管理者根據績效成績,自己做出的判斷。這種判斷顯然是帶有個人主觀意識的,無疑會對員工的考核結果造成不利影響。
此外,在績效管理的實施過程中,難免會出現影響較大的事件。這個時候,對於導致這一事件發生的員工,就要通過關鍵事件記錄法來記錄其績效表現。
一般來說,關鍵事件記錄法記錄兩種事件:一種是表現特突出,一種是造成了異常失誤。例如,員工喝醉酒,跟客戶發生衝突。當此類事件發生的時候,管理者要準確記錄事件發生的時間,並詳細記錄事情的經過,以及事件處理的方案及過程。管理者要注意,一定要採用客觀的描述性語言,確保能夠準確、客觀地呈現當時發生的事情。
關鍵事件只是考核依據之一。管理者在對員工進行考核的時候,不能完全依賴關鍵事件,還需要參考員工的其他行為表現。
通過有規律地記錄數據,能夠讓績效考核更公平和公正,以此得到員工的認可,推動績效管理順利進行。