分類丨溝通技巧
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大家好,今天我們來分析一個職場上很普遍的問題:如何彙報工作,才能讓老闆不煩?
在現在社會,有一個現象非常有趣,那就是我們的注意力越來越難以集中。
以前你可以花一週時間去讀一本書,現在你可能只願意用1分鐘去刷一條微博。
以前你可以用3個小時欣賞一部電影,現在你只願意刷30秒的小視頻。
越來越快的節奏,是我們每個人都面臨的現狀,對於你的老闆來說更是如此,越是當老闆的人,越是感覺自己的時間寶貴。
所以很多時候,當員工向老闆彙報工作時,他總會表現的有點不耐煩,甚至頻頻提醒員工“說重點”。
如果一個員工在老闆心目中留下了“廢話多”、“不利索”的印象,無疑對他的職場前途相當不利,那麼究竟應該如何跟老闆彙報,既能把事情說清楚,又能顯得自己幹練簡潔呢?
重點就在下面這三句話:
老闆中心,結論先行,明確建議,慎做決定。
下面我們來進行詳細的解讀。
首先,在彙報工作時,一定要有「以老闆為核心」的意識。
什麼叫以老闆為核心?簡單來說就是,講老闆最想聽的,而非你最想說的。
比如說,一家公司在開月度例會,市場部經理先發言,他事無鉅細的講了講市場部上個月都做了哪些工作。什麼調研了三個城市的市場啦,什麼協調了187家銷售商的供貨啦,什麼召開了媒體大會啦,什麼全體市場部通宵趕製了路演物料啦……
拉拉雜雜講了10分鐘,在場的每個人都一臉尷尬。最後老闆不得不打斷他的“流水賬”,要他說重點。
很多會議都會因為“廢話”而陷入垃圾時間
事實上,這就是典型沒有以老闆的需求為核心。可能在市場部經理看來,這些工作都是市場部的重點啊!不管哪一項沒有完成,都是要捅大簍子的。
但這只是以他自己為核心得出的結論。如果換位思考一下,身為老闆,他並不在乎市場部在這個月具體做了哪些工作,他真正在乎的只有一項,那就是我們這個月的「業績如何」?
以老闆為中心的彙報策略,其核心要義就在於只彙報「老闆關心」或「需要老闆拍板」的那一部分內容。
具體工作的細節,其實只是部門內部的自我調節而已,如果老闆沒問,那就不需要事無鉅細地向老闆進行彙報。
每次彙報前,把你想要彙報的內容先羅列一下,然後仔細想一想這件事情老闆是否在意?這件事情是否需要老闆做出決斷?
如果兩個答案都是否定的,那麼你就沒有必要再進行彙報了。
在這裡額外多說一句,有些人之所以彙報大量的“日常工作”,目的其實是在於「邀功」,想要讓老闆看到“我們做了很多工作。”
但這種做法其實是沒有任何作用的。請你記住一句話:老闆給員工發獎金,絕對不是因為員工幹了多少活,而是因為員工給老闆創造了更多利潤。
彙報工作的另一個技巧就是:先說結論,後作補充。
還是舉例說明,你的老闆讓你安排一次客戶答謝晚宴,現在你要去跟老闆彙報一下選擇了哪個酒店,你可以有兩種說法:
- 第一種:老闆,我看了看咱們周圍的酒店,A、B酒店太小了,放不下我們這麼多人,C酒店倒是放得下,但後面一整個月的宴會廳都已經預定出去了。E酒店主打的是西北菜,但我們的客戶以南方人居多,怕他們吃不慣,而且吃烤全羊的話,實在是太貴了。所以最後我覺得還是選D酒店比較合適吧。
- 第二種:老闆,我們這次的客戶晚宴,計劃選在D酒店,宴會廳足夠大,菜品口味也比較合適,整體支出也在預算當中,您看行不行?
很顯然第二種說法更簡練,因為他直接說明了“我要選D”,然後再進行補充說明,而且補充的內容只是“我為什麼選它”
至於那些其他被淘汰掉的酒店,既然已經決定淘汰了,還說它們幹嘛呢?如果你的老闆當時有時間,有興趣知道你為什麼選D不選C的話,他自然會問你,到時候再做詳細說明就好了。
這種順序跟我們日常的思維模式不太一樣。我們的思維習慣都是先想原因,然後推導出結果。
可是,當我們聽別人描述時,如果沒有先聽到一個結論,那思緒就無法準確的定位,只能跟隨描述者的語言一會向東,一會向西。不僅覺得很亂,而且很容易疲勞。
這個時候,當描述者先拋出一個結論時,聽眾的思維就有了一個明確的方向,順著這個方向繼續填充論據就變得容易很多。
明確建議,慎做決定。這兩條其實是一個遞進的關係。
很多人都會將一個職場上的“潛規則”,你報方案的時候,至少提供兩個方案。一個好一些,一個差一些。有了對比,老闆就會更傾向於好一些那個,也不太會挑毛病。
對於這種觀點,我非常不認同。
首先,這樣做只是糊弄自己,糊弄老闆而已。
如果你能拿出兩個同樣優秀的方案,那自然很好。但如果只是為了讓前一個方案通過,所以拿出一個“更糟”的方案,這只是在浪費你自己的時間。
老闆又不是傻子,你拿出兩份方案,一份十來頁,內容翔實。另一份兩三張,字大行稀,老闆會不知道你在搞什麼花招?
其次,也是跟我們今天主題很相關的一個內容,即使你彙報工作時,真的同時面臨多份選擇,你也應該優先拿出自己最推薦的那份給老闆看。
身為下屬,我們的職責就是替老闆解決問題,運用自己的專業素養,幫助老闆做出更準確地決策,這是工作上的本分。
我曾經遇到過一次這樣的事情。
當時需要為一次靜展製作一批門頭物料,但因為是第一次做,用什麼材質我們心裡不太有譜,於是我就安排了一個小夥子去跟製作公司對接。
過了兩天之後,小夥子回來跟我彙報,一口氣說了五六種材質(抱歉,我實在是記不住都是什麼了),然後又拿出一個小本本來,逐一說明了這些材質的優點和缺點。
但是,等他彙報完了之後,我問他:“那你建議用什麼材質呢?”
他楞了一下,然後回答:“我覺得都行,您看哪個合適吧……”
說句實話,當時我心裡是很不開心的,雖然他很認真地介紹了所有方案,但說真的,我完全沒聽懂……
畢竟實際與製作方溝通的是他而不是我,他用了2天時間溝通得到的內容,我不可能通過三言兩語就全部理解。
所以,我最需要的,是他從更熟悉的角度給我一個明確的建議。
我們向自己老闆彙報工作時也是同樣的道理,你的老闆不可能比你更清楚具體的工作情況,因此對老闆來說,你的「建議」是他做出決策時的重要依據。
既然我的建議這麼重要,那我能直接替老闆做決定麼?
抱歉,不行……
職場上,最忌諱的就是“替上級做決定”,因為沒有人喜歡「失控」的感覺。
即使是你100%確定老闆會同意你的選擇,但你也必須先讓他做出這個“決定”。
這麼做既是對上級的尊重,更重要的是,讓他清楚地知道事情的進展。產生“一切都還在掌控之中”的感受。不然的話,他只會疑神疑鬼,焦慮不安。
所以,彙報工作時,當你面臨多份選擇,那麼先告訴老闆自己最推薦的方案,如果他對其他淘汰掉的方案還表現出興趣,再去進行說明。
並且,不管你對自己選定的方案有多麼篤定,也要把選擇權交到領導手中。
當然,如果領導與你的選擇出現了分歧,你們完全可以就分歧點進行更充分的討論,但請始終牢記,最終的選擇權要留給你的領導。
畢竟他,才是要對結果負責的那個人。
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