一、員工差旅費報銷，你真都明白嗎？
（一）、差旅費的報銷範圍
會計人員大概都能感覺到差旅費報銷有些與眾不同，差別在於差旅費報銷單的樣式會單獨設計，差旅費報銷單的信息很寫實，需要詳細填寫行程與費用明細。
差旅費可報銷的內容一般包括：①長途交通費（機票、火車票、長途汽車票、輪船票等）；②市內交通費（出租車票、公交車票、地鐵票、過橋過路費、停車費）；③住宿費；④餐費（出差人正常餐飲）；⑤雜費（行李託運費、訂票費）；⑥出差補貼（無票據，現金髮放）。
有個很有趣的現象給大家分享一下，公司的差旅費報銷制度大都會提及員工出差可選乘的交通工具，並規定不同級別的員工可選乘何種交通工具，可選擇哪檔座次。交通工具一般分飛機、火車、高鐵、輪船、汽車四種，幾乎每家公司寫《差旅費報銷制度》時都會一樣不落的羅列一遍。我做了近20年會計，僅僅在煙臺一家企業見到過輪船票，輪船票在其餘企業從未冒過泡。大家為什麼會先知先覺地把沒影的事寫進制度呢，我一直懷疑不同公司的《差旅費報銷制度》都是從一個源頭借鑑過來的。
除了交通工具的選乘有標準，《差旅費報銷制度》還會約定員工住宿的標準。基本思想是，員工級別越高，“官”越大，住宿標準越高。
（二）、出差補貼如何報銷
員工出差一般都會按天數計算出差補貼。出差天數怎麼算呢？不同公司有不同的算法。聊舉幾例：
- 算頭不算尾或算尾不算頭，如3月1日出行，3月8日返回，算7天，這是多數公司採用的算法；
- 頭尾都算，如上例，算為8天，這是對員工最有利的算法；
- 根據出行與返回的時間點判斷，如出行為12點以前，算作1天，如返回為12點以後，算作1天。
出差補貼如何報銷，以前這是沒有爭議的話題。出差一天補助現金若干，直接計入差旅費中報銷即可。現在呢，在部分省市繼續此種操作恐怕不妥了，譬如，北京的稅務就不認可此做法，如不能提供發票，出差補貼一律要併入當月工資計徵個人所得稅。
（三）、容易混淆在差旅費中的其他費用
差旅費有個顯著特徵，大都會有異地往返的機票、火車票等。要注意了，並非有機票、火車票的異地出行都能作差旅費報銷。這涉及到六種情形，不同情形當記錄於不同科目。
- 第一種情形，員工因工作原因發生的交通費，在差旅費科目報銷；
- 第二種情形，因業務往來，客戶人員在單位報銷的交通費作為業務招待費報銷；
- 第三種情形，員工的探親、團建等發生的交通費，在職工福利費科目報銷；
- 第四種情形，員工在外地學習培訓發生的交通費，作為職工教育經費報銷。
- 第五種情形，員工赴外地參加會議發生的交通費，作為會議費報銷；
- 第六種情形，公司在籌建期間，員工發生的交通費在開辦費中報銷。
譬如，公司組織員工旅遊發生的費用就不能列支為差旅費，這麼做了，會有逃稅之嫌。正確做法是，將員工旅遊費併入員工工資一併計徵個稅。
此外，差旅費中還不能列支以下內容：外部人員來公司考察、調研發生的差旅費；員工出差時有商務宴請費。
外部人員來公司考察、調研發生的交通、住宿費，需在業務招待費中列支。譬如，做年報審計，審計人員來公司時發生的差旅費如由被審計公司承擔，只能記作業務招待費，不能全額在企業所得稅前扣除。考慮過這裡面的稅收籌劃思維嗎？審計人員的差旅費不妨改由會計師事務所承擔，與被審計單位結算時做大審計費（加上差旅費）即可。
有個細節要注意，員工出差時本人的日常餐費不必在招待費列支，可作為差旅費報銷。但員工出差時有商務宴請的，此時發生的餐飲費，則需在招待費中列支，不能將之作為差旅費報銷。
（四）、員工出差交通費的進項扣除新規
自2019年4月1日起，納稅人購進國內旅客運輸服務,其進項稅額允許從銷項稅額中抵扣。具體涉及四種情形：
- 取得增值稅電子普通發票的，為發票上註明的稅額；
- 取得註明旅客身份信息的航空運輸電子客票行程單的，為按照下列公式計算進項稅額：航空旅客運輸進項稅額=(票價+燃油附加費)÷ (1+9%)× 9% ；
- 取得註明旅客身份信息的鐵路車票的，為按照下列公式計算的進項稅額：鐵路旅客運輸進項稅額=票面金額÷ (1+9%)× 9% ；
- 取得註明旅客身份信息的公路、水路等其他客票的，按照下列公式計算進項稅額：公路、水路等其他旅客運輸進項稅額=票面金額÷(1+3%)× 3%。
按這一規定，火車票、飛機票以及實名的汽車票、輪船票費用報銷時進項可計算扣除，打車票則不能做進項扣除。
二、個人取得差旅費補助如何繳納個人所得稅？
（一）、外籍人取提的差旅費補助：
根據《財政部國家稅務總局關於個人所得稅若干政策問題的通知》（財稅字[1994]20號）規定，外籍個人按合理標準取得的境內、外出差補貼，暫免徵收個人所得稅。
（二）、中國人取得的差旅費補助：
根據《國家稅務總局關於印發〈徵收個人所得稅若干問題的規定〉的通知》（國稅發〔1994〕89號）第二條第二款規定，符合規定的差旅費津貼不屬於工資、薪金性質的補貼、津貼或者不屬於納稅人本人工資、薪金所得項目的收入，不徵收個人所得稅。
（三）、總結：
1、外籍人按合理標準取得的出差補助免稅，中國人取得合理的出差補助不徵稅。
2、這個出差補助是按單位制定的標準實際取得的，且為單位員工在真實出差的情況下發放的，建議單位制訂規範的《出旅費補助管理辦法》。
3、單位借差旅費補助名義或超規定標準發給職工的補貼、津貼，應當併入工資、薪金所得計徵個人所得稅。
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