有網友留言諮詢：落落，我用了番茄工作法，感覺工作效率提高了不少，拖延症也有了改善，可是，為啥我每天還是那麼忙，一點兒空閒時間都沒有？

我問：“你每天忙的都是些什麼事兒？加班忙的又是什麼事兒？“

答：“各種突發事件，有時候我剛開始工作，就接到老闆的臨時會議安排或客戶的緊急投訴，我當然要先去處理這些緊急事情了。臨下班了，我才發現最重要的事情還沒完成，只能去加班了。”

你瞧，現在問題是不是很明確了：他把要事和瑣事的優先級顛倒了，那些繁瑣的事情侵蝕了重要任務的時間。

如果你仔細觀察，就會發現，這不是特例。實際工作中，很多人都會不自覺地選擇了瑣事優先，要事延後。

為什麼會出現這種瑣事優先的情況呢？

原因主要有以下三點：一是，瑣事往往簡單明確，是大腦喜歡做的。比如，處理客戶的問題投訴，這種事情已經駕輕就熟了，只要按照流程依次排查就好；而撰寫策劃書，需要做收集信息、查閱數據、組織人員等等工作，顯然耗費更多的腦力。

二是，相比延遲滿足，大多數人更喜歡即時滿足。還是上面的例子，客戶問題處理完成了，你能夠立即得到來自客戶的反饋，這會讓你產生成就感；而策劃書基本不可能一次性通過，領導、同事都會提出自己的意見，你需要不斷地進行修改，在獲得滿足感之前，你先收穫的往往是挫敗感。

三是，沉沒成本使得心理上抗拒改變。在行為經濟學中，將“已經支出且無法回收的費用”稱為“沉沒成本”。簡單說來，就是指已經發生的不可回收性支出，比如金錢、精力、時間。

理智上，我們知道已經付出的無法回收，但是情感上，我們總是難以放棄，奢望奇蹟會發生。

比如，你開始一項新的工作任務，你付出了很多時間和精力，任務中途你發現繼續下去有困難，但是這會兒放棄呢，又捨不得，就期盼著也許再努力一把，就行了呢？

這就像，很多女性遭遇家庭出軌，死活不願意離婚，理由就是“我為了這個家付出了這麼多，憑什麼讓小妖精坐享其成”。

要想避免把時間浪費在瑣事上，終日忙碌，正確的做法就是要事優先、要事第一。

著名的帕累托法則認為，80%的財富掌握在20%的人手中。同樣，在工作上，80%的價值來源於20%的項目。因此，在時間管理上，我們要做的是將80%的時間和精力，用於20%的關鍵工作。這裡的關鍵工作，就是指最重要的事。

路上的石頭

《小強升職記》中有一個很有趣的例子：開車走在盤山公路上，忽然被山上滾落的石頭堵住了去路，這些石頭有大有小，你得將它們搬走才能通行。清理小石頭需要3小時，清理大石頭需要2小時。如果你先清理小石頭，再清理大石頭，總共需要5小時才能通行；而如果你先清理大石頭，再去清理稍微大一些的石頭，放棄那些無關緊要的小石頭，可能只需要3小時，就能顛簸著通過這段路了。

這裡的“大石頭”就是 “要事”，“小石頭”就是“瑣事”，“先搬走大石頭”就是“要事第一”。你瞧，是不是隻要搞定了要事，目的就能輕易達成了。

工作中也是這樣，如果一直忙碌於瑣事，把要事放到最後，那麼即便到了下班時間，我們也很難離開，只能選擇加班去搞定要事；而如果先搞定了要事，留下瑣事，到了下班時間，我們就能毫無心理負擔地下班了。

那麼，如何才能做到“要事第一”呢？

首先，提前做好準備工作，讓關鍵任務變得明確而簡單。

比如，在開始研發一款軟件之前，我們需要做好以下準備工作：明確軟件的針對人群，收集目標客戶的需求，詢問領導的意見，與同事做討論，分析市場，與同類產品做競品分析，查閱相關資料等等。

一般而言，前期準備工作做的越完善，後期開始工作就越簡單，越容易操作。這就是人們常說的，磨刀不誤砍柴工。

反之，如果等拿到任務，再去做相關的資料收集，無形中就拖慢了工作進度，降低了工作的效率。

正如古人所說，謀定而後動，知止而有得。

其次，將大任務細分為量化可行的小任務。

前面我們說過，很多人喜歡享受即時滿足帶來的成就感，那麼，為了讓關鍵任務順利進行，我們不妨將大任務拆解，細分為一個個可量化的小目標，來滿足我們想要得到即時反饋的心理。

比如，面對上百頁的PPT報告，我們總會感覺無從下手，那麼不妨將任務分解為：

1. 列出PPT的主題和大綱
2. 跟老闆溝通思路
3. 根據大綱確定PPT的大標題，以及各級小標題
4. 根據標題填充內容和案例，進行修改

將大任務拆解，除了能讓我們在完成小任務時，獲得成就感，增加繼續工作的動力，還能讓我們不懼瑣事的打斷，讓我們處理完必要瑣事後，迅速回到要事中去。

再次，在固定的時間段做最重要的事情。

這裡有兩個問題：第一，你要先確定，對你而言什麼最重要的事情。

判斷一件事情是否是最重要的，不在於它是否緊急或重要，而是要看你內在的目標驅動。

比如，作為員工，分內工作完成的好壞，直接決定你的薪資待遇；作為管理層，能否協調好手下的員工，確保項目保質保量的完成，直接決定你的工作績效。

再比如，你的職業目標規劃是從技術人員成為項目管理者，那麼如果老闆安排你負責一個大型的項目，你就應該把其他的事情放到一邊，集中全部精力來處理這件事情。

第二，你要找到自己精力最充足、干擾最小的那個時間段。

建議使用時間日誌，來找到這個時間段，比如通過記錄時間日誌，你發現在早上9點～10點這段時間，你精力最充沛，受到的外界干擾最小，那麼就可以把當天最重要的事情，安排在這個時間段進行。

最後，建立自己的應急管理系統，以減輕突發狀況造成的影響。

工作中，突發狀況來襲是難以避免的，對這些緊急突發的應對方式，一定程度上決定了我們工作的成效。就像本文開頭的網友，他面對緊急事件的選擇，讓自己陷入了不斷加班的困境。

雖然，我們不能決定突發事件是否會發生，但我們能做到減少它出現的概率，降低它帶了的不良影響。

一個比較簡單的方法是，建立自己的應急管理系統，設計一套預案系統，設想可能出現的各種突發情況，並做出針對性的方案。

比如，如果工作中遭遇緊急打斷，你計劃拿出多長時間處理，如果時間到了還沒處理完，你會怎麼辦，是向領導求助，還是協商其他解決辦法？

再比如，在去往會議談判的路上，你遭遇拋錨、突發疾病、堵車等不可抗因素，沒法準時到達現場，要怎麼做，是安排他人代替，還是另行安排時間？

只有建立應急管理系統，提早做好預案應對，才能在意外到來時，不至於手忙腳亂，不知所措。

英國著名博物學家赫胥黎說：“時間是最不偏私的，給任何人都是24小時；同時時間也是最偏私的，給任何人都不是24小時。”

同樣的時間，有的人走向成功，有的人走向平庸，原因就在於，成功者時刻注意將時間用於最重要的任務，做到了要事第一，而平庸者則陷於繁雜的瑣事，不自覺地選擇了瑣事優先。