跟單流程11步
其實跟單很簡單就是做為客戶和工廠之間的橋樑做好協調管理工作，把信息即使地在兩者之間進行反饋。
第1步：當業務員和客戶在網上進行溝通，確定初步意向後。客戶通過快遞把樣品和加工的細節數據傳過來。此時，將樣品和相關的加工製作的要求通過打樣申請單反映出來。之後，經過業務部經理簽字，將樣品和打樣單(打樣單要複印一份，正本留自己保存)。給打樣室，打樣。
第2步：樣品出來後通過快遞寄給客戶，注意即使向快遞詢問UPS號。
第3步：客戶確認樣品並將樣品寄回，同時下單。
第4步：根據回傳樣品，製做簡單的定貨單給技術部。定貨單要業務員和部門經理簽字。將單和樣品留技術部。要求其製作工藝流程。
第5步：之後將合同傳給財務部簽字和老總簽字。並連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來做，把品質要求，包裝要求，和備註事項，交貨日期。寫清楚。之後把訂貨單複印5份，分別傳生產-品管-財務-物控-出貨。並在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書複印5份，傳財務-技術部-物控-生產-品管。正本留技術部，副本自己留著。
第6步：將合同複印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務負責人。
第7步：即使反映工廠在生產過程中的問題，並和業務員溝通。在業務員和客戶溝通達成協議後，將結果通過工作聯繫單將變更要求傳達到生產車間。工作聯繫單正本留己，副本傳達。
第8步：快出貨時，聯繫貨代。做報關單據。並提前寄交貨代。若生產有問題，導致不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。
第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關單據交給出貨部門。並將出貨通知單複印3份，傳生產-品管-出貨部。正本留己。
第10步：即使做好議付單據連同貨代送來的提單進行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務部到銀行進行相關事項。
第11步：到核銷單等相關單據回來後，將單據交由財務部進行結匯，辦理核銷退稅手續。
外貿跟單精細流程詳解
一、接單：確認價格、數量、質量標準、最遲交貨日期、產品用途、發貨港口、轉港口、目的港口、信用證路線及單據代理公司信息。
二、審證：信用證與合同是否存在不符點，包括金額、貨描、裝箱信息、港口信息、客戶公司信息、開證行信譽、所需單據、信用證有效期、有效地、分批裝運，信用證號、開證日期
三、確認價格：訂單價格及下單的人民幣價格，分清FOB價格，出廠含稅價格。
四、明確下單工廠（包括其規模、生產能力、設備、主要品種、跟單員、生產廠長、總經理）、大致出貨日期。
五、下單與合同回傳：工廠合同製作（合同號碼（自制）、產品規格,級別,包裝（LOGO及嘜頭，字體大小、顏色、位置）,運輸,價格,出貨日期,船期、截港日期、結算方式,質量要求,質量責任等描述）、出貨時間確定。
六、制訂生產計劃給客戶（中英文）。如有變動及時通知。
七、生產進度跟單：1.制訂生產進度計劃及日生產進度質檢報告、進度落實瞭解、非正常情況彙報、包裝完善。
八、訂艙、商檢協調、運輸方式及運輸協調(集裝箱協調,出貨通知發放)、出廠含稅價訂單,通知工廠代買育林基金。
九、發貨通知、貨代信息、集裝箱車牌號及司機聯繫信息、箱封號，鉛封號、拖貨時間確定、集裝箱到廠時間、離廠時間、到港確認。
十、填寫“SHIPPING DETAILS”及提單副本給客戶。
9大跟單祕訣新手必看！
鎮定自如：一個新的跟單，一定要有良好的接受上當的心理素質!因為很多小的染廠對於新的跟單都會有玩貓膩的把戲!這時你得有好的承受的心理!
2.過目不忘：對於自己的到胚情況瞭如執掌!在加工前處理時有幾車自己的胚布有了解，在處理的時候，瞭解胚布的進度!
3.陰陽眼：這是在生產打樣時將色光看好，要求不高的單子3.5級萬歲!
4.馬步盯梢：在成品時，一些不良廠方會在在打卷時玩短斤少兩!自己要在成品後抽幾個包自己在碼一次，正負20公分屬於正常!
5.算算數：把出布率\\\\合格率算一下就可以了!
合格率：成品\\\\投胚
出布率：成品+次布\\\\投胚
6、不要輕信不良工藝員的花言巧語！比如說顏色淺了，沒有事的，他們通常會用小刷子刷刷，顏色就會深哦！但是風格都不一樣了哦！自己一定要小心！
7、在成品打卷時，看著碼布機用的碼尺是否是100，還是99，不然一出廠，你就有理說不出了！不要少看一個1CM！用1000米來看，這樣就是10米被吃掉了！到時大家可不要哭哦！
8、給自己一個明確的交期思路！不要把不急的單子先下！急的單子拉下哦！
9、用心看好前處理！這樣會了解胚布的質量，才會瞭解接下來後到工序該怎麼補救！就像有一次我遇上了不良胚布，竟然是緯向缺經的不良胚布！真是便宜沒有好貨呀！趕緊換胚布吧！！鬱悶！！還有像心跳、漏割、破洞這樣的常見問題，大家都要小心哦，想要順利的出櫃，這樣的問題只要一一的發現都得大家在今後的道路上實踐呀！
單據概念和種類
. 單據的概念
單據是辦理貨物的交付和貨款的支付的一種依據。單據可以表明出口商是否履約，履約的程度。進口商品以單據作為提取貨物的貨權憑證，有了單據，就表明有了貨物。
二.單據的種類
常見的單據如下：
項目
基本單據
其他單據
商業單據
商業發票(COMMERCIAL INVOICE)
裝箱單(PACKING LIST)；
重量單(WEIGHT LIST/CERTIFICATE)；
產地證明書(CERTIFICATE OF ORIGIN)；
數量單(QUANTITY CERTIFICATE)；
受益人證明(BENEFICIARY'S CERTIFICATE)；
質量證明書(CERTIFICATE OF QUALITY)；
電報抄本(CABLE COPY)
運輸單據
提單(BILL OF LADING)；
運貨單據(TRANSPORT DOCUMENTS)
船運公司證明(SHIPPING COMPANY'S CERTIFICATE)；
郵包收據(POST RECEIPTS)
保險單據
保險單(INSURANCE DOCUMENTS）
投保聲明
政府單據
海關發票(CUSTOMS INVOICE)；
領事發票(CONSULAR INVOICE)；
進出口許可證(EXPORT LICENSE)
外貿單證的流程
客戶詢盤：一般在客戶下perchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的瞭解。
2．報價：業務部及時回覆客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及櫃型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報價。
3．得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order。
4．下生產訂單：得到客人的訂單確認後，給工廠下訂單，安排生產計劃。
5．業務審批：業務部收到訂單後，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，儘可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核後才能執行。如金額較大的，或有預付款和佣金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之後，製成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
6．下達生產通知：業務部在確定交貨期後，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產：
6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C後應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。
6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。
6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認。
7．驗貨：
7.1：在交貨期前一週，要通知公司驗貨員驗貨。
7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一週前，約客戶查貨並將查貨日期告知計劃部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩週前與驗貨公司聯繫，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。
8．製備基本文件。工廠提供的裝箱資料，製作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員製作，交給單證員）。
9．商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，並提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便於工廠辦理商檢。應在發貨一週之前拿到商檢換證憑單/條。
10．租船訂倉：
10.1．如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應儘早與貨代聯繫，告知發貨意向，瞭解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早於開船期至少一週以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩週之前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一週前可拿到定倉紙。
10.2．如果是由賣方支付運費，應儘早向貨運公司或船公司諮詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，並告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩週書面定倉，程序同上。
10.3．如果貨物不夠一個小櫃，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。
10.4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，註明所定船期，櫃型及數量，目的港等內容，以避免差錯。
11．安排拖櫃：
11.1．貨物做好並驗貨通過後，委託拖車公司提櫃，裝櫃。拖車公司應選擇安全可
靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放櫃紙，船公司，定倉號，拖櫃委託書，註明裝櫃時間，櫃型及數量，裝櫃地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝櫃，要專門聲明，不能晚到。並要求回傳一份上櫃資料，列明櫃號、車牌號、司機及聯繫電話等
11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上櫃時間、櫃型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯繫電話。
11.3．要求工廠在貨櫃離開工廠後儘快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等，並記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝櫃後一定要記住上封條。
12．委託報關：在拖櫃同時將報關所需資料交給合作報關行，委託出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委託報關時，應提供一份裝櫃資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，櫃號，船開截關時間，拖車公司，櫃型及數量，本公司的聯繫人和電話等。
13．獲得運輸文件：
13.1．最遲在開船後兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，並給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2．督促船公司儘快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤後，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認後再要求船公司出正本。
13.3．及時支付運雜費，付款後通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。
14．準備其他文件
14.1．商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之後，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
14.2．FORMA原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之後。未能在發貨之前辦理的，要辦理後發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
14.3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之後不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。
14.4．裝運通知：一般是要求在開船後幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。
14.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，淨重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便於客人查找。裝箱單的重量，體積要於提單相符。
15．交單：
15.1．採用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，並嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
15.2．採用T/T收匯的，在取得提單後馬上傳真提單給客人付款，確認受到餘款後再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做櫃的，要等收款後再安排拖櫃。拿到提單後可立即寄正本提單給客人。
16．業務登記：每單出口業務在完成後要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便於以後查詢，統計等。
17．文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18．單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業務員報價提供幫助。
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