10個技巧，讓你的Word操作效率翻10倍！
Word 是學生和職場人士最常用的一款軟件之一。但是 90% 的人只懂得它 10% 的功能，其實這是大家最熟悉的陌生人。
一旦遇到較複雜的排版情況，很多人可能被折磨得發狂。在一次次受虐之後，發出一聲感嘆——Word 真™難用！
但是，只要你掌握 Word 的核心技巧，工作就不再是煎熬！
下面我就傳授給你，Word 中如有神助的技巧。
01 批量複製粘貼格式
如果要把標題一的格式複製給其他標題，你會怎麼做呢？
大多數人都知道，可以用格式刷。
操作過程是這樣的：
① 選中標題一② 單擊格式刷③ 點擊標題二④ 再次選中標題一⑤ 再次點擊格式刷⑥ 點擊標題三……循環重複，直到全部刷完為止
但是你是否知道，格式刷還可以連刷？
你只需要在選中標題一後，雙擊格式刷，就能省去重複點擊格式刷的操作，直接把格式刷給其他標題。
（PS：PPT 中的動畫刷也能雙擊後連刷）
但是複製粘貼格式，King 更喜歡的是直接用快捷鍵。
眾所周知，Ctrl+C / V 是用來複制粘貼內容的。
那你知道加上 Shift 鍵後他們會變成什麼嗎？
用快捷鍵的好處，按下 C 後，格式直接保存在後臺，需要用時按一下 V。
即使複製後，中間有做過其他編輯操作，仍然可以繼續粘貼。
而在跨頁面粘貼格式時，不用擔心意外退出格式刷。
（PS：PPT 中也可以用哦）
如果你嚐到快捷鍵的好處，就去把常用的快捷鍵全部翻出來吧。
打印或截圖放在你的桌面上，有意地去使用它們，形成習慣，就能大大提升操作效率。
但是即使用 Ctrl+shift+V，還是要一次次選中目標對象，把格式粘貼過去不是嗎？
如果我有 10 個標題，就還是要操作 10 次。
那我有沒有辦法，可以一次就選中所有要改的標題，然後把格式一次性粘貼過去呢？
有！這時候我們就要用 Word 裡邊非常神奇的一個功能，叫「選中格式相似文本」。
02 批量選中格式相似文本
我先 Ctrl + Shift + C 把標題一的格式複製到後臺。
然後點擊標題二，再點擊下圖所示的按鈕，把所有標題選中。
剩下的標題就全部選中了，再 Ctrl+Shift+V 一下就能全部搞定。
你 Get 到了提高操作效率的祕訣了嗎？
要提高操作效率，最有效的，並不是死記硬背的快捷鍵，更厲害的是掌握一個重要心法：重複的操作必有批量完成的方法！
如果你有批量完成重複操作的意識，主動地去找解決方法，就能事半功倍：
① 要重複調整多個段落的格式 —— 批量選中，批量粘貼格式② 要在頁面頂部重複插入公司Logo —— 在頁眉裡插入Logo③ 重複的錯別字要全部修正 —— 替換法
雖然看的是招式，但是背後的意識心態，才是高手和小白的真正差距所在。
快捷鍵和選中格式相似文本這兩個技巧，更多的是在文檔已經做好了以後，重新編輯文檔的時候用。
但如果你要開始寫一篇很長的文檔，比如論文、活動方案、標書等，下面這個技巧你一定要會！它是整個 Word 排版的核心，用好它，能夠幫你你大大地節省反覆修改的時間。
03 樣式管理-批量套用和修改的祕訣
一個佔據了開始菜單 1/2 面積的工具，你怎麼能夠忽視？
比如，我做好了一個一級標題的格式，只要在樣式欄裡，點擊右鍵更新並匹配到標題 1 樣式，就將級別 1 的標題格式放到了樣式庫裡。
下一個標題還用到這個格式，怎麼辦呢？
直接點擊標題樣式就可以套用！
接著輸入文字就直接是設定好的格式。
有了這個功能，就再也不用擔心，BigBoss 突然說，一級標題全部縮小一號，顏色全部換成喜慶大紅色了……
為什麼呢？
因為 King 已經給全部一級標題套用了標題 1 樣式，我只需要改一個標題的格式，然後右鍵更新匹配到標題 1，全部一級標題的格式就齊刷刷地改過來了，真的是 1 秒鐘搞定！
樣式就相當於一個容器，把所有的格式（大小、行距、顏色、縮進、邊框、底紋等等都包含在內）都打包放在了這個容器裡，你需要用到時，點擊一下，就把這些格式套在你所選的文字段落上。
如果沒有套用樣式的話，就得全部改一遍……這還能早早下班嗎？
以後要做長文檔的排版，知道怎麼做了嗎？
你得先規劃好各級文本的樣式，再寫作時就可以直接套用。這樣就可以專心在內容編寫上，而不用操心格式問題。
04 秒殺多級編號--自定義多級編號
比如，寫論文、方案之類的文檔，每一個級別的格式都不一樣：
什麼？這些編號你都是手打出來的？
真是努力感人……
萬一中間哪一塊內容要調一下順序，新增或者刪除一個小節內容，你估計會改到吐血 ~
在自動編號旁邊就有一個自動多級列表功能，你可以直接用起來！
但 …… 這還不是最厲害的，它可以和樣式關聯在一起！
在多級列表菜單中選擇【定義新的多級列表】，展開【更多】選項後，就能將每一級別的編號和不同級別的標題樣式鏈接到一起。在你套用樣式時，它就自動幫你續上編號！
輕輕一點，就自動排好各級編號，增、刪、改都能自動更新編號。
從今往後，再也不要手賤的一個個手打了。
像論文、標書這種很長的文檔，除了各級文字的格式，還有一項內容非常重要。
對，目錄！
這個少不了，而且也可以自動生成！
05 自動生成目錄
在插入菜單下，直接就有一個目錄功能，點一下插入目錄就能自動生成。
整齊劃一，美觀大方的目錄就一鍵生成了，如有修改內容，右鍵點擊可以一鍵更新，再也不用手工調整頁碼。
但是這個功能有一個前提。
只有套用了內置的標題樣式，才會顯示在目錄中！
所以，這幾個功能是環環相扣的：
自動多級編號 —— 樣式 —— 目錄
只要用好這幾個核心功能，相信你的長文檔排版效率，真的能夠提高 10 倍以上。
如果你覺得 Word 排版是個煎熬，麻煩，不方便修改，可能真的是因為你對它還不夠熟悉。
06 一鍵速查修改痕跡
我們用 Word 做方案，可能經常會碰到這種情況，把文檔發給老大或者其他同事審閱，結果一通修改，直接把最終的文檔丟回來。沒有任何標註的痕跡，怎麼知道改了哪裡呢？
萬字長文，如果真的要兩份文檔逐字比對，熬夜通宵都找不完。
Word 中有一個很貼心的功能，叫比較文檔
在審閱菜單下，打開比較窗口，選定修改前後的文檔，點擊確定，就能讓修改痕跡無所遁形。
07 批量打印獎狀、證書、邀請函
King 以前搞企業文化活動，經常要做一件事情，每個月做、每半年要做，每個年底也要做。
就是打印獎狀、邀請函、席位卡，一打就是幾十份，上百份。
為了偷懶，就找到了一個絕佳的偷懶妙招 —— 合併郵件。
用這個功能，我只要花 10 幾分鐘把模板做好，然後把獲獎人員的信息表準備好，按下打印鍵，就坐等獎狀打印出來，悠閒的去喝杯咖啡。
合併郵件的基本原理就是：
① 所有相同的內容，做一份 Word 模板。
② 所有不同的內容，做一份 Excel 信息表。
③ 將 Excel 中的列標題，以域的形式插入到 Word 模板中。
設置完，馬上就可以預覽到每一份獎狀最終效果，一鍵發送到打印機，就可以一次性打印出成百上千份，有多少打印多少，只需一次操作。
而且下一次要用，完全不用修改模板，直接修改 Excel 表裡的人員信息就可以了。
那個酸爽啊。
這一招還可以用來打印工資條、證書、胸卡、席位牌、信封、請柬 等等等……
簡直就是大規模殺傷武器。
08 文本一鍵轉成表格
如果有左邊的一份文本，要做成右邊的表格，你會怎麼做？
普通人可能就是，插入表格，然後開啟鬼畜模式：
剪切-粘貼剪切-粘貼剪切-粘貼……
實際上，高手只需要一次操作就夠了！
① 選中文本② 插入表格（文本轉表格）③ 選定劃分行列的標記，也就是分隔符④ 確定，一鍵轉成表格
PPT 最忌諱的是 Word 搬家。但是有些內容呢，真的沒法刪減，但是可以做成表格，可以看得更清晰一些。所以這一招，King 經常在做 PPT 的時候用。
將 PPT 頁面的內容複製粘貼到 Word 中，做好分隔，然後一鍵轉成表格，再粘貼回 PPT 中，真省事。
只要你懂得了原理，那做分隔的方法也可以有偷懶的方法。比如說：
這樣的一份文字，怎麼轉成右邊的表格呢？
直接以段落標記為分隔符，轉換表格不會自動的變成兩列。
這時候我們就可以請出另外一個絕招 —— 替換。
09 替換法的妙用
替換法，字面上很好懂。比如文檔裡有 69 個@文劍武書生 King，要把它全部都改成 King。可以直接這樣做：
查找：@文劍武書生
替換：（留空）
全部替換，就刪掉了全部前綴。
那這個和表格轉換有什麼關係呢？你知道嗎，Word 裡邊的替換不僅能夠替換文字，還能替換符號。
從左圖到右圖，只有一次替換的距離：
查找：^p1
替換為：^t1
全部替換，這一招也經常用來處理 Excel 中的文本轉表格，要比 Excel 函數公式簡單得多。
Tips：
^p，代表段落標記，^t是製表符，代表文本中的表格分界，這兩個代碼在替換選項的特殊格式裡可以直接找到，不用死記。
最後再給大家介紹一個萬能快捷鍵 F4。
10 萬能快捷鍵
假如你的上一部做的是修改文字顏色，下一個你要繼續修改，只要選中，按 F4；
上一個你是粘貼了一個對象，繼續按 F4，就會繼續粘貼一個；
上一次你做的刪除，按 F4，他就變成了刪除功能。
簡直就是有超能力的快捷鍵。
（PS：PPT、Excel 裡也經常用）
當然，看過並不等於你就會了。任何一項技能的習得都離不開大量的實踐和練習。要想成為真正的 Word 高手，在職場中應付各類文檔都能得心應手，離不開：
1. 好奇和探索（解決問題和激發興趣）2. 系統的訓練（全面瞭解核心技能）3. 學會搜索（需要時就能找到）