不會這些PPT技巧？怪不得你總加班

PPT對於職場星人來說，是經常會用到的一個工具。

但是很多時候，我們經常會因為做一個PPT，花費很多時間，於是加班成為常態，其實做PPT也有很多小技巧的，用好了之後完全可以提高工作效率，也能讓自己的PPT有質量。

今天圖姐就給大家講一些PPT小技巧吧~

PS：全文用office2013操作

01

設置默認形狀和文本框

形狀、線條、文本框在PPT製作過程中，經常會有同樣的格式反覆出現，我們除了用格式刷操作外，還可以通過將最常用的格式設置為默認形狀、線條、文本框。

首先先插入形狀，然後再修改一下自己想要的形狀，修改好了之後，點擊鼠標右鍵將其設置成默認格式。

再插入形狀的時候，就是插入的和設置之後的相同的形狀了。設置文本框、線條同理。

設置這個了之後，就可以幫你在做PPT的時候，不僅可以統一格式還可以省時間。

02

增加撤銷次數

在PPT中，一般的默認「Ctrl + Z」的撤銷次數是20次。

這個次數有時候對於很愛出錯星人來說是很不友好的，這個時候就需要增加撤銷次數了，我們可以在文件—選項—高級裡邊將撤銷次數設定到最大：150次。

以後PPT一不小心做過頭了，就可以狂按150次「Ctrl + Z」發動技能回到過去了。

03

設置圖片質量

一般來說，PPT為了減小文件的體積，會把圖片進行壓縮。所以很多時候我們上傳的圖片會因為被壓縮變得模糊。

我們可以在文件——選項——高級裡，選擇不壓縮文件中的圖像，並且在默認目標輸出設置成220ppi。

ppi的值越高，圖像的質量越高,設置完成就點確定保存，這樣PPT中的圖片就不會被壓縮了。

04

高效的文字替換

當我們在PPT製作、美化過程中，有時為了達到一些效果，需要對字體或某些文字具體內容進行替換處理。通常情況下的替換方法：選中文字所在的PPT頁——打開文字修改或替換。

當PPT頁數少的時候，這種方法尚且可以。但當PPT頁數較多時，這種方法的效率就顯得非常低了。

此時，我們可以嘗試用整體替換的方式：

文字內容替換：

Ctrl+A選中所有PPT頁面——Ctrl+H——在“查找內容”中輸入要替換的文字，在“替換為”框中輸入你要替換的內容，點擊全部替換即可將全文所有相同的內容替換。

文字字體替換：

開始編輯——替換下拉菜單中選擇替換字體——選中要修改的文字字體，替換為自己想要的字體，即可。

05

自定義快速訪問工具欄

其實PPT界面中選項卡的下邊，有一排小圖標。但很多人都忽略掉了，這個就是快速訪問工具欄。

這個功能非常好用，它能減少很多不必要的步驟，提升製作效率。可以將自己常用的工具放在這個工具欄裡，就不用一個一個去找了。非常方便。

在文件——選項——快速訪問工具欄裡設置，就可以將自己想放的工具放在上面了。

06

PPT簡單摳圖

在PP製作中，插入圖片後常常需要調整，有時插入一張背景是單一顏色的圖片，但是圖片背景與PPT背景不一，就會覺得圖片和PPT不協調。

此時我們需要更改圖片背景，插入圖片後，點擊格式欄中的刪除背景選項，根據自己的需要選擇要保留的區域，和要刪除的區域，選擇好之後點擊保留更改即可。

而且我們摳出來的圖片還可以根據自己的需要換自己想要的背景顏色：

插入矩形覆蓋圖片，然後將矩形至於底層就可以了。矩形顏色可根據自己的需要修改。這個技巧對於做證件照更改背景顏色特別實用！

如果摳出來的圖片有毛邊什麼的，還可以使用設置圖片格式中的柔化邊緣功能，減少毛邊。

但用PPT摳圖的話，摳出來的圖片質量肯定遠不如PS，但是如果對質量沒什麼特別的要求，或者只是一些簡單背景的圖片的話，用PPT摳圖還是能省不少時間的。

07

F4神奇鍵：重複上一操作

在製作PPT時，我們常常會遇到同一個動作要重複好幾次的操作。

比如：我們要把後面這個形狀的顏色設成前面一個形狀的顏色，如果再一步一步的去設，對於一兩個形狀來說還行，但要是有很多形狀需要設就很麻煩。

很浪費時間，效率很低，此時我們就可以用到F4鍵：重複上一操作。

比如：我們準備先將橢圓形填充綠色，填充後，我們想將後面的這個橢圓形也填充成一樣的顏色，此時只用將後面的橢圓形選中，按下F4鍵即可。

（注意，需要在設置前一個圖形之後就用F4鍵，因為是重複的前一步的操作）

其實，F4鍵在平時工作中很實用，無論是做PPT還是EXCEL還是word都可以活用這個鍵，用得好的話可以給你省很多的時間。

再比如：如果我們想做一個類似於下面網格線的PPT背景，用上F4鍵就可以很快做出來。

已經在PPT中先插入了一條直線，然後選中這條直線，按住Ctrl+Shift鍵保持，鼠標水平拖動，複製到合適位置後結束，然後只需要按F4鍵，就可以輕鬆的畫出很多條相同距離的直線。

水平方向也是如此。這樣就可以根據自己的不同需求做出網格背景啦~

當然，PPT的小技巧遠不止這些，今天給大家講的只是一些經常會用到的小技巧，如果你對這樣的內容感興趣，可以給我留言哦~

如果你感興趣的話，請期待一下我出下一期PPT小技巧吧~