【PConline 技巧】長假過了,很多白領又開始為繁重的工作焦頭爛額、各種加班了。其中,密密麻麻的Excel是最難以處理的東西之一,不過你可知道,Excel中總會包含很多令人神往的祕技,想讓自己不加班?那就趕快來看一看吧。
技巧1. “替換”批量搞定不規則字段
有些ERP或管理軟件導出的數據,往往會在命名或格式設置上與我們的日常習慣不一致,那麼如何快速將外部程序導出的數據規範化呢?
快速將清單中的“員工姓名”修改為批量名稱
以上面這張表格為例,所有的員工姓名前面都多出了一個工號,同時還用一個短橫槓與姓名連接起來。想要取消這個工號,可以藉助Excel中的“查找與替換”功能批量修改。具體方法是:選中要處理的字段,按下Ctrl+F調出“查找與替換”對話框,然後在“查找內容”欄輸入“*-”,“替換為”一欄保持空白,接下來點擊“全部替換”就可以了。
通過“查找與替換”批量整理姓名欄
技巧2. 一鍵完成行列統計
製表時常常會涉及到行列彙總,很多網友的做法是利用SUM函數或者“開始”→“編輯”菜單下面的“自動求和”命令加以實現。其實Excel中還有一個更快捷的方法,只要先選中要彙總的行或列,點擊右下角彈出的“快速分析”按鈕,繼續選擇“彙總”標籤,這時表格下方就會模擬彈出一條彙總行,支持求和、平均值、計數、百分比彙總等計算,點擊完成添加。此外我們也可以藉助這個面板實現右側區彙總,只要點擊面板後面的按鈕即可。。
藉助“快速分析”可迅速得到行列小計值
技巧3. 多工作簿同時輸入相同內容
很多時候我們會在同一工作表的多個工作簿中輸入相同內容,最典型一個場景,就是做表時忘記添加了某一字段,而需要後期補添。這種情況一個工作簿一個工作簿地手工添加顯然很麻煩,在Excel中我們完全可以先用鼠標點擊要處理的工作簿標籤,然後手工敲入要添補的內容。回車之後,你會發現所有被選中的工作簿都會自動同步這一操作,這也就是經常說到的Excel“工作組”功能。
多工作簿同時輸入相同內容
技巧4. 多工作簿快速彙總
從事財務工作的小夥伴常常會用標籤分組自己的表格,最常見的就是劃分成“彙總表”、“1月”、“2月”、“3月”……。雖然這種設計貌似在思路上比較清晰,但卻不利於後期統計。比方說最常見的各月合計值彙總,使用的公式就是:“=“1月”!A1+”2月”!A1+”3月”!A1+”4月”!A1……”。這裡小編為大家提供一個更簡潔的公式參考,即直接在彙總表中輸入“=SUM(“1月:12月”!A1)”,相比之前方法,新公式的結構更簡單且更不容易出錯!
多工作簿快速彙總
技巧5. 快速填補空白單元格
很多時候,我們會為表格中的空白單元格填充數據,不過由於空白單元格的位置很分散,選擇與填充都不方便,還很容易出錯。其實類似問題完全可以藉助Excel的“定位條件”命令輔助完成。
通過“條件定位”快速在空白單元格間跳轉
具體操作是:選中帶有空白格的表格區域,點擊“開始”→“查找和選擇”→“定位條件”→“空值”將所有空白單元格選中,這時手工輸入數據,完成後直接按下Tab鍵,即可快速跳轉到下一個空白單元格上。
技巧6. 如何將不規則日期替換為日期格式
有時下級單位呈報上來的文件並不是規範的報表格式,一個最典型例子就是使用了“2017.1.2”這種不規範日期格式。眾所周知,這樣的數據是無法被Excel識別的,同時也無法利用數據透視表進行年、月、日的分組統計。
如何將不規則字段快速轉換為標準的日期格式,通常方法是藉助“查找與替換”批量修改日期中的連接符,用“-”替換之前的“.”。同時藉助日期字段→”單元格格式“→”數字“→”自定義“→“yyyy-mm-dd“來實現日期顯示的規範化。兩組操作之後,一個規範化的報表就迅速出現在我們面前了。
規範化日期格式
技巧7. 一鍵將文本轉換為數字
出於各種各樣的原因,有些表格中的字段可能被無意間設成了文本,這樣的字段即便輸入數字也是無法參與運算的。很多網友的做法是點擊單元格右上角的歎號圖標挨個轉換為數值,其實我們也可以一次性將所有要處理的數據選中,統一點擊右上角的歎號圖標,這時所有的數值就批量化完成轉換了。
一鍵將文本轉換為數字
與之類似的,有些CRM或網銀系統導出的數據也會出現類似情況,比方說顯示的會計格式但實際卻為文本類型。解決方法依舊是通過“查找與替換”功能將“,”分隔符先行清除,然後再利用上述方法一鍵轉換為數字。
會計格式數據處理
技巧8. 多工作簿批量打印
很多小夥伴習慣於使用多工作簿進行數據記錄,但這樣的表格打印起來卻是個麻煩。其實Excel中暗含了一種更快捷的打印方式,即首先選中要打印的工作簿,直接按下Ctrl+P,這樣所有的工作簿便一次性被打印出來了。
多工作簿同時打印
技巧9. 只刪數值不刪公式
平時我們經常會遇到一些可以重複使用的表格(比如月報表),如何快速清除數值而不刪除表格裡的公式是個大難題。其實Excel為我們提供了一項超級簡單的辦法,即首先選中數據區,點擊“開始”→“查找和選擇”→“定位條件”,然後在彈出對話框中點擊“常量”,這時Excel就會自動選中所有數值區而同時排除公式區,按下Delete鍵後便能將所有的非公式數值刪得一乾二淨了。
只刪數值不刪公式
技巧10. 輕鬆合併多單元格而不丟數據
將多個單元格合併到一起大家都會,但傳統的“合併與居中”總會導致其他單元格里的數據丟失。其實這種情況完全可以藉助Excel中的填充對齊完成,具體操作是:首先選中要合併的單元格,點擊“開始”→“填充”→“兩端對齊”,接下來你會發現所有選中單元格里的信息已經全部合併到首格里了,這時再進行合併與居中就不會有之前的問題了。
注:本技巧僅支持縱向單元格合併
合併單元格不丟數
技巧11. 利用“條件格式”快速製作對比圖表
很多小夥伴都會使用Excel製作圖表,但傳統方法操作麻煩,效率也不高。其實我們還可以藉助另一種方法更快地生成圖表,這就是——“條件格式”。具體操作是:首先選中要對比的數據列,點擊“開始”→“格式”→“條件格式”→“數據條”,接下來挑選一個自己喜歡的數據條樣式。最後再給圖表做一些簡單的居中、底紋即可。
利用“條件格式”快速製作對比圖表
寫在最後
類似的“偷懶”神技在Excel中並不少見,可以幫助我們快速完成很多Excel中的費時操作。好了,這就是今天要跟大家分享的Excel“開掛”神技,感興趣的小夥伴不妨趕快試一試吧。